Do you remember - Events der 2000er bei SAP

2000 bis 2010 – ein rasanter Zeitsprung in der Entwicklung von Events: Die Branche professionalisiert sicher weiter

Der Rückblick dieses Mal für alle eingefleischten Eventmanager*innen unter euch – und all die vielen fleißigen Organisatoren und Helfer, die die zahlreichen German Field Kick-Offs mit mehreren tausend Teilnehmern zum Leben erweckt haben!

Die vielen Veranstaltungen bei SAP in diesem Jahrzehnt lassen die Professionalisierung von Veranstaltungen sichtbar werden:

• ein großer Sprung im Bereich Ausstattung, Medien, Raumdesign & Setbau
• Technik und die damit verbundenen Möglichkeiten entwickeln sich in diesen 10 Jahren rasant – Multimedia wird immer mehr & intensiver eingesetzt
• Eventmarketing gewinnt deutlich an Bedeutung

Wie zeigt sich das bei den SAP Events?

• 2002-2008 sind die Jahre der „German Field Kick-Offs“: Sinsheim und die Mannheimer SAP Arena werden zur Homebase für die Jahresauftakte mit mehreren tausend Mitarbeitenden.
• Neue Eventstätten für SAP Events in der MRN entstehen
• 2007, das Walldorfer WDF 20/21 – das heute Hauptveranstaltungsort für SAP Events ist. Wir dürfen damals die Eröffnung inszenieren.
• Die SAP Arena öffnet 2005 ihre Tore. Fünf Monate später gastieren wir mit dem Kick-Off 2006 als erstes großes Business Event in der Arena und können so direkt die Business Event Tauglichkeit prüfen - und an ein paar Stellen helfen zu optimieren.
• Erste Digitalisierungsansätze nehmen im Guestmanagement Einzug: Excellisten werden durch RFID Badges ersetzt.
• Botschaften aus Mottos werden inszenatorisch umgesetzt. Die „Experience“ lernt das Laufen.

Bilder der Eröffnung des WDF 20/21

Die Kick-Offs der SAP – legendär, herausfordernd und stetig wachsend

Kick-Offs waren und bleiben Wundertüten mit immer neuen Herausforderungen. Auch für die Konzeption hieß es schon damals: Flexibel bleiben!

2003:
Bis vor Weihnachten lautet die Botschaft eher in Richtung „pusht die Kollegen“. Zwischen den Jahren legt Sales einen Megasprint hin und es kommt überraschend das bis dahin beste Jahresergebnis der SAP. Es bleiben genau zwei Wochen, um das Konzept dementsprechend umzugestalten. Das scheint gut gelungen, denn für das Event gewinnt SAP erstmals den Event-Award (EVA Award – heute: BrandEx Award), sozusagen der Oscar der Eventkommunikationsbranche, sowie den Meeting Business Award 2003. Zurecht waren SAP und wir ganz schön stolz darauf!

2005:
Die Leitidee war, die SAPler auf der „perfekten Welle“ reiten zu lassen. Bis kurzfristig der Tsunami zwischen den Jahren die Welt erschüttert. Auch hier muss wieder umdisponiert werden.

SAP German Field Kick-Offs - eine Erfolgsgeschichte

Die großen Kick-Off-Veranstaltungen zu dieser Zeit sind Gemeinschaftswerke – echtes Teamwork auch über Grenzen hinweg: Es gab sie in unterschiedlichsten Formen, Partnerschaften und Co-Produktionen – und sie sind immer herausfordernd, kurzfristig, spaßig, legendär, Benchmark-setzend in der SAP, aber vor allem eins - alle erfolgreich!

Neben den Awards 2003 erregt das Event 2004 erstmals international Aufsehen und wird in den USA mit dem GALA AWARD als bestes Corporate Event ausgezeichnet.

Den Grundstein für diese Art der Veranstaltungen und den Mut immer Neues auszuprobieren, legt damals sicherlich in den ersten Jahren Michael Kleinemeier als damaliger LGD Chef mit seiner Mitarbeiterführung und seiner Art, Erfolge zu feiern!

Die Heimatstätten der Kick-Offs

Messe Sinsheim 2002 – 2005 + 2007

Sinsheim ist fünf Jahre Veranstaltungsort und Home der LGD Kick-Offs. Die Messe Sinsheim ist zu dem Zeitpunkt die einzig verfügbare Location in der Region, die Menschenmengen in der Größenordnung mit so vielen Breakouts hosten kann: Über 30.000qm Fläche sind in dieser Zeit Austragungsort von Keynotes, Breakouts – und Feiern!

2008 ist die letzte große Veranstaltung dieser Art, da die Kick-Offs ab 2009 in der FKOM aufgehen.

Teilnehmerzahlen

Wir starten 2002 mit 1.500 Mitarbeitern, 2003 sind es schon 2.500 Teilnehmer und 2005 wächst das Kick-Off durch die Integration der SAP SI sprunghaft auf 4.000 Teilnehmer an.

2006 geht’s in die SAP Arena ausschließlich mit der Sales Truppe mit knapp 1.500 Leuten, 2007 aus Gründen eines Budgetcuts (auch die gab es damals schon) nur mit 1.200 in vereinfachter Form wieder nach Sinsheim. 2008 sind es dann wieder knapp 4.000 Mitarbeiter in der SAP Arena.

Was machen die Kick-Offs aus? Viele verrückte Dinge und enorme Logistikleistungen!

Fast facts:

• Immer wieder eine Materialschlacht: 2004 und 2005 wird alleine die Tribüne für die Keynote FÜNF Tage lang aufgebaut.
• 2006 + 2008 gibt es einen Kick-Off Marathon mit drei Veranstaltungen back-to-back mit den Kick-Offs der Vorstandsbereiche Service und Research von Gerhard Oswald und Peter Zencke.
• Über 80 Busse, die die vielen Partygäste unversehrt nach Sinsheim in ihre Heimatorte HD, MA, WDF oder bis in die umliegenden Dörfer befördert haben.
• Pro Kick-Off bis zu 1.500 gebuchte und gemanagte Hotelzimmer (dank „Globus-Reisedienst“) und über 10.000 Mails (…nicht nur damals wurde gerne und oft nochmal individuell nachgefragt, wo man z.B. seinen Rucksack ablegen kann…)

Ein paar Eindrücke aus den Kick-Offs

2002 – Abendveranstaltung

Bühnenshow mit Sketcheinlagen der Kolleginnen und Kollegen. Wir erinnern uns immer gerne an die legendären Birgit Hartl Rollen. Kulisse für den „Piratenabend“ bildet das Schiff der „Wilden 13“, die nur für diesen Abend reanimierte Kult-Band um Rolf Stahlhofen –  mit integrierter Cocktailbar im Heck des Schiffs. Damals ist das Event bereits ein Joint Venture mit Norbert Frank und seiner Firma Coco events.

2003 – Walk of fame!

• Ein Hoch auf die SAPler – Die SAP feiert ihre Stars.
• Eingangshalle als roter Teppich im Oscar-Stil: Ein Walk of Fame mit Fotografen und kreischenden Fans (das deutsche Marketing hat alles gegeben!)
• Der goldenen Glitzerregen über alle Mitarbeitenden am Ende des Tages darf natürlich nicht fehlen…

Aber seht doch einfach selbst hier im Award Einreichungsvideo. Leider liegt dies nur noch in einer sehr kleinen Auflösung und geringer Qualität vor. Zudem zeigen sich die Medien damals ja grundsätzlich noch nicht so hochauflösend – PAL Auflösung mit 640x480 Pixel lässt grüßen.

Auch hier wieder in Co-Produktion mit Norbert Frank und Coco events.

2004

• Excellence@customer lautet das Motto – oh ja, die Botschaft begleitet euch in der ein oder anderen Form immer wieder über die folgenden Jahre der Kick-Offs ;-)
• Anstelle sich wie üblich zu Beginn der Veranstaltung von einer Opening-Keynote berieseln zu lassen, dürfen die Mitarbeiter*innen in diesem Jahr in unserem Sportpark erstmal Kundenpunkte sammeln, um abends auch wirklich eine dicke Party spendiert zu bekommen.
• In der Arena of Exellence geht es dann motivierend inszeniert um Inhalte, bevor sich mit dem Erreichen des Kundenscores das Tor zur Abendveranstaltung öffnet und ein von der Decke kopfüber baumelndes Robbie-Willams-Double mit „Let me entertain you“ vor den überdimensionalen Wurlitzer Rockola Jukebox Bühnen die Sause eröffnet. Michael und seine Führungsmannschaft lassen es sich nicht nehmen, in diesem Jahr den Ausschank an den Bars zu übernehmen!

2005

Steht ganz im Sinne der medialen Inszenierung der Inhalte. Ein 48m breiter Fullscreen Panorama Screen und bespielte Bühnenflächen dienen als Projektionsflächen! Es werden jede Menge Showelemente und Medien produziert.

Von den 4.000 Teilnehmenden werden jeweils Fotos beim Check-in aufgenommen, die bei einem Commitment Act am Ende des Tages zu einem großen SAP Logo zusammengefügt werden: „Gemeinsam bewegen wir die Zukunft.“

2006

Alles steht unter dem Motto: make your move…

Alle sind neugierig auf die neue Location: Die Mannheimer SAP Arena, eine Sportarena und ein Business Event - wie funktioniert das? Das Raumkonzept geht für die 1.500 Teilnehmer gut auf. Perfekte Voraussetzungen: Tribünen werden als Ränge für die Keynote genutzt und der Innenraum für die Abendveranstaltung.

Sicherlich ein Highlight: Der damalige TV-Comedian Ingo Oschmann mit seiner persönlich für das Event inszenierten SAP-Persiflage.

Auch hier wieder in Co-Produktion diesmal mit der Agentur Heinrich & Kappler, Frank Kemper aus dem damaligen SAP Kampagnen Team

2008

Motto “Take it higher” mit dem Astronaut Ulf Merbold

• Erstmals gibt es eine Landingpage mit Precommunication für das Kick-Off. Video-Snippets und Interviews im Vorfeld fangen die Vorfreude und Erwartungshaltungen auf das Event ein
• Emotionales Opening Video, das auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeht.
• Es ist damals aufgrund der vielen Veränderungen eine unruhige Zeit in der LGD. Nach dem Kick-Off glättet sich hier die Stimmung jedoch und es kehrt Ruhe in der LGD ein. Insofern ist es schön, dass wir hier einen Beitrag zum Positiven leisten konnten mit dieser Veranstaltung.
• Das Kick-Off erfolgt in Co-Produktion mit dem Team der SAP Arena.

Und wie ging’s weiter?

In unserem nächsten Follow Up schauen wir zurück in die 2010er-Jahre. Auch dort findet sich eine Vielzahl an spannenden Projekten und Erinnerungsstücken.

Ihr habt noch Fotos von gemeinsamen Veranstaltungen?

Schickt sie uns, wir bauen sie gerne in unsere Rubrik „Do you remember“ ein!