6 Erfolgsfaktoren für ein gelungenes Teilnehmermanagement

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Den Gast in den Mittelpunkt stellen – das sollte das Ziel eines jeden Events sein. Damit man das bei allen Aufgaben rund um Locationsuche, Catering, Rahmenprogramm, Inszenierungen, Transfers, Logistik und und und… nicht vergisst, ist ein gutes Teilnehmermanagement-System eigentlich nicht wegzudenken. Optimalerweise unterstützt es in allen Phasen der Eventplanung und umfasst zum Beispiel:

VOR DER VERANSTALTUNG

Einladungsmanagement
Online-Rückmeldung
Teilnehmerverwaltung

WÄHREND DER VERANSTALTUNG

Akkreditierung
Event-App
Abstimmungen
Matchmaking

NACH DER VERANSTALTUNG

Nachakquise
Teilnehmerfeedback
Auswertungen und Statistiken

Wir haben mit WelYou unser eigenes Teilnehmermanagement-System entwickelt – aber keine Sorge, es folgt keine Lobhudelei. (Wer wissen möchte, was wir konkret anbieten, kann das aber gerne hier nachschauen). Wir entwickeln WelYou immer weiter. Zentrale Fragen, die wir uns dabei stellen sind: Wie sieht eigentlich das Teilnehmermanagement der Zukunft in Zeiten der digitalen Transformation aus, in einer Welt, die sich weiterhin in einer globalen Pandemie befindet? Wie schaffen wir es, Teilnehmende wertzuschätzen und welche Erwartungen und Wünsche stehen dabei im Vordergrund?

Wir suchen quasi ständig genau auf diese Fragen Antworten – und finden wichtige Einschätzungen zum Beispiel beim Zukunftsinstitut, das sich mit Megatrends in der Gesellschaft beschäftigt, aber auch in konkreten Gesprächen mit Eventplanenden und Kund*innen, die wir nach ihren Erfahrungen und „pain points“ befragen. Aktuell haben wir sechs Erfolgsfaktoren identifiziert, die aus unserer Sicht für ein gelungenes Teilnehmermanagement zentral sind und die wir hier mit Euch teilen wollen. Wir haben dabei sowohl die Perspektive der Teilnehmenden wie die der Planenden berücksichtigt. Die konkrete Umsetzung ist natürlich von der Zielsetzung der Veranstaltungen und den Zielgruppen abhängig.

PERSPEKTIVE TEILNEHMENDE

(1) Individuell und selbstbestimmt
Die Selbstbestimmtheit des eigenen Handelns und die damit einhergehende Entscheidungskraft des Einzelnen prägen unsere Gesellschaft. In einer Welt, in der gefühlt schon „jede*r alles hat“, herrscht der Wunsch nach „Individualisierung“. Konkret bedeutet das, dass wir Ausschau nach Produkten halten, die wir autonom, nach unseren Bedürfnissen individualisieren bzw. personalisieren können. So schaffen wir echte „Unikate“, die wir selbst gestaltet haben und unsere individuellen Ansprüche befriedigen.

Übersetzt in Events bedeutet das: Teilnehmer*innen möchten persönlich angesprochen werden und in der Lage sein, ihr eigenes und einzigartiges Eventerlebnis zu kreieren. Das zeichnet sich z.B. dadurch aus, dass diese selbst entscheiden können, welchen Vortrag sie sich anhören, welche Themen sie vertiefen möchten und wann sie welche Interaktionsmöglichkeiten nutzen möchten. Dabei sollte man bereits bei der Ansprache und der Informationsvermittlung den Fokus ganz klar auf die Interessen des Individuums legen und das selbstbestimmte Handeln im Rahmen von Events fördern – währenddessen, aber auch schon davor.

(2) Einfach und unkompliziert

„Keep it simple!“ lautet die Devise. Unsere Welt wird komplexer, da braucht es einfache Lösungen, gerade bei digitalen Angeboten. Ein nutzerfreundliches und einfaches Handling der verwendeten Plattform und Technologie wird spätestens seit der Pandemie vorausgesetzt. Der Anwendungsprozess muss für jede*n verständlich und unkompliziert gestaltet sein. Und die Erwartungshaltung geht noch weiter: Es muss schnell gehen, fehlerlos funktionieren und das überall und jederzeit.

Übertragen auf das Teilnehmermanagement bedeutet das: Teilnehmer*innen möchten mit geringem zeitlichem Aufwand in der Lage sein, ihre Anmeldung zu tätigen, ihre Reisemanagement zu planen und die wichtigsten Informationen knapp, präzise und übersichtlich vorfinden. Dazu gehören im Vorfeld der Veranstaltung Informationsbereitstellung wie Agenda- und Referent*innenübersichten, Anfahrtspläne, Kalendereinträge, Teilnahmebestätigung und ggf. die Ausstellung des Tickets. Aber auch während der Veranstaltung ist ein reibungsloser und zügiger Check-In oder Akkreditierung der Gäste fundamental.

(3) Konnektivität und digitaler Wandel

Konnektivität als Megatrend beschreibt das Prinzip der Vernetzung, vor allem auf Basis digitaler Infrastrukturen. Damit sind jedoch nicht nur technologische, sondern insbesondere kulturelle und soziale Aspekte gemeint. Für uns Connectivity also nicht von ungefähr so zentral – wir meinen damit kurzgefasst den Aufbau und die Pflege relevanter und nachhaltiger Beziehungen.

Schauen wir auf Events, dann kann Partizipation, Interaktion und Co-Kreation nicht nur während der Veranstaltung erfolgen, sondern auch in vor- und nachgelagerte Aktionen angeboten werden. Beispiele hierfür sind eine vorherige Abstimmung über relevante Themen und somit die aktive Mitgestaltung der Agenda oder die Möglichkeit zur Beisteuerung von Content. Dadurch lassen sich Inhalte an die Bedürfnisse der Zielgruppen und Teilnehmer*innen anpassen. Diese Einbeziehung erzeugt nicht nur Bindung, sondern die bessere, passgenauere Ausrichtung schafft konkrete Mehrwerte. Auch das Angebot einer Plattform zum Austausch der Teilnehmenden untereinander, z.B. durch Kontaktfunktionen oder Verabredungsmöglichkeiten, stärkt die Vernetzung vor- und hinterher.

PERSPEKTIVE EVENTMANAGER*IN

(4) Agil und flexibel kommunizieren

Gerade in unsicheren Zeiten ist es wichtig, flexibel kommunizieren zu können. Die Pandemie erfordert schnelle Anpassung und Reaktionsfähigkeit, wenn beispielsweise eine geplante Präsenzveranstaltung mit neuen Hygieneanforderungen durchgeführt oder kurzfristig auf ein digitales Format umgeschwenkt werden muss.

Aber Flexibilität allein reicht nicht mehr aus. Ein agiles Teilnehmermanagement für Veranstaltungen ermöglicht eine effiziente und granulare Kommunikation mit den Teilnehmer*innen, bestimmten -Gruppen oder ausgewählten -Segmenten. So können Eventplaner*innen die Kommunikation auf Basis der Profile so gestalten, dass Teilnehmende nur die für sie relevanten Informationen erhalten. Gezielte Kommunikation, wertschätzender Umgang der Zeit durch das Vermeiden unnötiger Mails und das schnelle, proaktive Reagieren bei relevanten Veränderungen schafft Vertrauen und Sicherheit und stoppt die Informationsflut.

(5) Zielgerichtete Automation

Die Zeiten von wilden Excel-Tabellen, in denen farbliche Markierungen den Status der Registrierung kennzeichnen, die Zeile „Sonstiges“ Extrawünsche beinhaltet wie „Frau Müller wünscht einen frischen Obstkorb auf dem Zimmer“ und „Herr Rossi spricht nur Italienisch“ sind (Zum Glück!) vorbei.

Onlinetools machen es möglich, den Prozess entlang der gesamtem Customer Journey von der Anmeldung, über das Check-in bis zum Feedback zu automatisieren und bieten dank durchdachten Filtermöglichkeiten und Segmentierungen jederzeit den notwendigen Überblick. Das spart nicht nur nerven, sondern auch Zeit und Zeit ist ja bekanntlich Geld.

So können beispielsweise Anmeldeformulare individuell auf unterschiedliche Gegebenheiten reagieren. Die Auswahl des Abendmenüs ist beispielsweise nur für die Gäste sichtbar, die für diesen Veranstaltungsteil eingeladen sind. Ist ein Workshop ausgebucht, ist dieser nicht mehr buchbar – und das selbsterklärend voll automatisch. Vor allem die Kommunikation mit den Teilnehmer*innen lässt sich durch ein paar Klicks vereinfachen und zielgerichtet gestalten. So differenzieren Systeme bspw. je nach Teilnehmertyp die Ansprache (Du/Sie), je nach Status können sie Reminder zur Anmeldung oder Vervollständigung von Angaben enthalten oder interessensbasierte weiterführende Informationen zu bestimmten Themen versenden.

(6) Mehr Daten, mehr Erkenntnisse

Nach jeder Veranstaltung steht die Frage nach der Auswertung. In Zeiten von finanzieller Unsicherheit und Budgetkürzungen wird es immer wichtiger, Ausgaben in ein Verhältnis zum Mehrwert zu setzen und Unternehmen zu zeigen, dass sich das Event im wahrsten Sinne lohnt. Fragen wie: „Was hat es denn gebracht?“, „Was haben wir über die Zielgruppe gelernt?“ möchten nach einem Event beantwortet werden. Neben Evaluationsmöglichkeiten via Online-Befragungen während und nach der Veranstaltung, lassen sich die Auswertungen auch noch durch Daten ergänzen, die bei der Veranstaltung gewonnen werden: Welche Sessions wurden von wie vielen Personen besucht? An wie vielen Veranstaltungsteilen wurde teilgenommen? Wie lange war die durchschnittliche „Verweildauer“? Wurde die Agenda vorab zusammengestellt oder Programmpunkte eher spontan besucht?

Die Antworten und die Auswertungen können dann zur nachhaltigen Optimierung der Veranstaltung genutzt werden. So könnte sich die Programmplanung für das kommende Jahr auf datenbasierte Entscheidungen stützen und Teilnehmer*innen könnten gezielter eingeladen und angesprochen werden, Veranstaltungen so verbessert werden und damit die Zufriedenheit der Gäste erhöht werden.

Zum Schluss…

Als Eventprofis sind wir tagtäglich mit der Frage nach dem idealen Teilnehmermanagement-Prozess konfrontiert und versuchen jedes Projekt optimal für Teilnehmende und Veranstaltende zu gestalten. Wir haben gerade gesehen: Die Möglichkeiten sind mittlerweile enorm, aber auch die Anforderungen.

Die beste Antwort, die wir auf diese Herausforderungen gefunden haben, ist WelYou. Unsere eigene Event-Plattform für digitale, hybride oder klassische Events ermöglicht durch standardisierte Bausteine und individuelle Anpassungen für die jeweiligen Rahmenbedingungen wie Zeit, Aufwand und Budget die optimale Lösung. WelYou ist hochgradig flexibel und wird von uns kontinuierlich an Veränderungen und Trends angepasst – und behält die Gäste ebenso im Fokus wie die Bedürfnisse der Eventplaner*innen.

Doch Schluss mit der Werbung. Neugierige finden hier weitere Infos, hier ein Video, können uns an kontakt@welyou.com eine Mail schicken oder direkt unten weitere Infos herunterladen. Werbeblock Ende ;-)