Gemeinsam schneller zu Ergebnissen

In den letzten Jahren wurde viel geunkt und mehr als einmal die Frage gestellt, ob es Events denn überhaupt noch brauche, wo doch alles auch digital ginge… Als Event-Agentur atmen wir an dieser Stelle eigentlich einmal ganz tief ein – und zählen beim Ausatmen all die Vorteile auf, die Live-Veranstaltungen haben: Von A wie Austausch über E wie Erlebnis und Emotion, zu I wie Interaktion und Inszenierung... Naja, okay, wahrscheinlich müssten wir zwei- oder dreimal einatmen, um all die positiven Aspekte der Live-Kommunikation unterzubekommen. Der wichtigste Aspekt aber: Menschen interessieren sich für Menschen – und deshalb werden sie jetzt und in Zukunft weiterhin zusammenkommen wollen. Ob Teammeetings oder Networking-Treffen, Kongresse oder Messen – auch wenn die Digitalisierung sicher einiges nachhaltig verändert hat, ersetzen kann sie echte Begegnungen nicht. Und aus unserer Sicht gibt es eigentlich kein besseres Werkzeug als Veranstaltungen, um den Austausch zwischen Menschen zu fördern und damit Verständnis und Überzeugung zu erreichen.

Doch wie sehen Events aus, bei denen Austausch und Dialog zentral sind?

Unabhängig von konkreten Formaten liegt austauschorientierten Events das gemeinsame Ziel zugrunde, sich (besser) kennenzulernen, Erfahrungen miteinander zu teilen, voneinander zu lernen und gemeinsam aktiv und effizient auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Das bedeutet auch: Klassische Eventformen, die aus einer reinen Abfolge von One-to-Many-Formaten, z.B. Vorträgen, bestehen und wenig Raum für durchdachten Austausch abseits der berühmten Kaffeepause schaffen, werden immer weniger eingesetzt. Das heißt nicht, dass Keynotes & Co. gänzlich gestrichen gehören – aber diese Top-Down-Kommunikation sollte sehr gezielt eingesetzt und vor allem durch interaktive Formate ergänzt werden. Diese bringen nicht nur Abwechslung und sind unterhaltsam, sondern unterstützen auch effektiv die Zielerreichung der Veranstaltung und helfen, die Vertiefung von Gehörtem zu fördern.

Die Liste der Vorteile von Gruppenformaten ist lang: Sie binden alle ein, steigern Engagement und Eigenverantwortung der Teilnehmenden, fördern die Zusammenarbeit, vermitteln Wissen, ermöglichen direktes Feedback, unterstützen bei der Lösungsfindung – und stärken vor allem die Identifikation mit den erarbeiteten Ergebnissen.

Es haben sich in den letzten Jahren einige Methoden für Großgruppen, wie beispielsweise Fishbowl, Barcamp, World Café oder Open Space, etabliert. Sie ermöglichen es, viele Menschen gleichzeitig in den Denk- oder Handlungsprozess und die Ideen- und Lösungsfindung einzubeziehen. Doch der Erfolg des jeweiligen Formates hängt von der Vorbereitung ab, bei der die Auswahl der Methoden ebenso konsequent an die Zielsetzung der Veranstaltung angepasst werden muss wie dann die konkrete inhaltliche Ausgestaltung.

Damit die Veranstaltung zu einem Erfolg wird, d.h. einen signifikanten Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt, ist viel Vorarbeit notwendig und im Vorfeld sind etliche Punkte zu klären, um die passende Methode bzw. die passenden Formate auszuwählen. Zu Beginn zentral:

• Welches Ziel hat die Veranstaltung?
• Welche Unternehmensziele soll das Event konkret unterstützen?

Mit diesen Erkenntnissen geht es an die inhaltliche Planung der Veranstaltung und die Auswahl der Formatbausteine. Dabei stellt sich die Frage: Welche Aufgaben/Funktion haben die Gruppenformate? Die Breite der möglichen Ausrichtung ist immens, hier ein grober Überblick:

• Aktivierung, wie z.B. Ice Breaker oder Wachmacher
• Netzwerkangebote, wie z.B. Kennenlernen
• Austausch von Erfahrungen
• Wissensvermittlung und -transfer
• Erarbeitung von Arbeitsergebnissen
  • mehr in die Breite (z.B. Themensammlung)
  • tiefergehende Bearbeitung zentraler Fragestellungen
• Lösung fachlicher komplexer Herausforderungen
• Sichtbarmachung von Einstellungen und Meinungen

Die Liste ließe sich lange erweitern, denn jede Veranstaltung und jeder Kontext ist anders und die Formate müssen darauf individuell angepasst werden. Unsere Expert*innen im Content-Bereich unterstützen unsere Kund*innen, idealerweise von Anfang an, bei der Planung, entwickeln gemeinsam die passenden, maßgeschneiderten Eventformate und beraten bei der Gestaltung der konkreten Inhalte.

Auch wenn der Schwerpunkt dieses Beitrags bei Live-Veranstaltungen liegt, da hier die Gruppenformate die meiste Wirkung erzeugen, lässt sich ein Großteil davon selbstverständlich auch für digitale oder hybride Veranstaltungen adaptieren. In welchen Fällen das sinnvoll sein kann, wie das konkret umgesetzt wird und was es dabei zu beachten gilt – sprechen Sie uns gerne an.