WelYou

Schon seit einiger Zeit haben wir bei ottomisu eine eigene Event-Plattform, das wir bei On- und Offline-Veranstaltungen einsetzen. Zu Beginn nur fürs Guestmanagement – inzwischen ist es eine umfassende Online-Plattform, die den gesamten Prozess einer Veranstaltung abbilden kann. Was genau dahinter steckt, was die Plattform alles kann und für welchen Einsatz sie geeignet ist – darüber hat unsere duale Studentin Mercedes Köster mit Sebastian Schmitt gesprochen. Sebastian ist nicht nur Chef all unserer Projektmanager*innen im Bereich Events, sondern auch unser Experte für digitale Technologien und in dieser Rolle quasi der Vater von „WelYou“ – so lautet der Produktname unserer Plattform.

Aufgenommen haben wir das Interview übrigens bei gefühlt knapp 40 Grad bei unseren Freund*innen im Tankturm Heidelberg.

Hier das Interview noch einmal zum Nachlesen im Wortlaut.

Mercedes: Sebastian, wir sprechen heute über „WelYou“. Direkt zum Einstieg eine schwierige Frage: Wenn Du WelYou in einem Satz beschreiben müsstest, was würdest Du sagen? 

Sebastian: Eine Eventplattform, die die Teilnehmenden in den Mittelpunkt stellt und für den Eventplaner*innen eine größtmögliche Flexibilität und Übersicht in jeder Phase gibt.

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M: Bevor wir auf die Details eingehen. Wie kam es eigentlich zu dem Begriff „WelYou“ und welche Bedeutung steckt dahinter?

S: Nun, wir Marketing-Menschen lieben es ja, Dingen coole Namen zu geben. Vor allem bei technischen Produkten. So haben wir dann auch unsere Plattform nach einem längeren Brainstorming auf den Namen „WelYou“ getauft. Das ist schlicht eine Kombination aus „Welcome“ und „You“ und soll vor allem persönlich und einladend klingen. Wenn man es nur hört, klingt es außerdem wie „Value“, was ein schöner Nebeneffekt ist, weil die Plattform durchaus hilft, durch Wertschätzung Wertschöpfung zu realisieren.

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M: Verstehe. Dann lass uns „WelYou“ doch mal genauer anschauen. Wir behaupten ja, dass die Plattform Eventplaner*innen in allen Phasen einer Veranstaltung unterstützt – von der Einladung, über das Event selbst bis hin zur Evaluation. Das hört sich sehr umfassend an. Vielleicht fangen wir mal aus Sicht der Teilnehmenden an. Wo kommen sie denn das erste Mal in Kontakt mit „WelYou“ und wie werden sie begleitet?

S: Oftmals wird WelYou benutzt um Einladungen zu versenden - digital oder analog. Wir haben hier automatisierte Prozesse die es den Teilnehmer*innen ermöglichen ganz einfach Ihre Registrierung zu einem Event vorzunehmen. Begleitet werden Sie dabei durch unser Supportteam – per Telefonhotline, Mail oder Chatbot. Bis zum Event gibt es dann viele weitere Kontaktpunkte in Form von personalisierten Newslettern.

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M: Für Veranstaltende ist es ja sehr wichtig, dass ihre Gäste gut betreut werden. Dazu braucht es auch ein starkes Back-End. Wo liegen hier die Stärken von WelYou?

S: Ursprünglich haben wir WelYou für uns selbst programmiert. Zur besseren Abwicklung von Events. Sprich alle pain points und Innovationen aus dem Eventbereich konnten hier einfließen. Ganz konkret bietet das Backend von WelYou verschiedene Statistiken, die mich bzw. direkt die Eventplaner*in befähigen Entscheidungen zu treffen. Von der aktuellen Zahl der Teilnehmenden über Hotelzimmerkontingente bis hin zu gebuchten Sessions auf dem Event … Wir können aber auch Zahlungen abwickeln, Datenexporte zur Verfügung stellen und andere Anbieter per API mit Informationen versorgen.

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M: Für welche Art von Events eignet sich WelYou?

S: Wir wickeln mit WelYou alle Arten von Events ab. Von 50 Personen digital bis mehrere tausend Personen ganz klassisch vor Ort - mit Check-In und Druck der Badges für die Gäste. Außerdem kann WelYou die analoge und digitale Welt fließend verbinden - z.B. mit einem RFID Chip der es ermöglicht Inhalte Vorort einzusammeln und diese im gleichen Moment im digitalen Postfach der Gäste zu haben.

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M: Ohne zu sehr ins Detail gehen zu wollen – wie können Eventplaner*innen WelYou für sich anpassen? Welche Pakete und Optionen gibt es und welche Funktionen können dazu gebucht werden usw.?

S: Es gibt drei Basispakete. Alles weitere funktioniert modular wie bei einem Baukasten. Alle gewünschten Funktionen können angedockt werden, von der Kreditkartenzahlung bis hin zur digitalen Event Location bzw. Plattform mit Streaming, Polls und Interaktionsmodulen.

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M: Du hast gesagt digitale Event Location. Was ist das genau?

S: Die digitale Event Location ist quasi genau der Ort, an dem das Event statt findet. Das heißt, da ist dann auf der Website das Streaming, die Interaktionsmöglichkeiten oder auch das Matchmaking, um wirklich ein cooles Networking unter den Gästen zu ermöglichen. Und dazu alles, was den reibungslosen Ablauf dahinter sicher stellt.

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M: Was ist für Dich das Besondere an WelYou?

S: Das sind im Prinzip drei Sachen. Das eine ist, dass WelYou wirklich einfach ist für die Teilnehmenden - mit einem Klick können sie dabei sein. Zu zweiten ist es flexibel für die Eventmanager*innen, weil es modular aufbaubar ist und immer zu den Anforderungen passend gemacht werden kann. Und drittens: Es ist schnell live. Wir haben ein hoch flexibles Team, das kurzfristig neue Projekte aufsetzen kann sowie skalierende Serverkapazitäten, um Events jeglicher Größenordnung zu realisieren.

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Wenn Ihr jetzt neugierig geworden seid oder WelYou direkt für euer nächstes Event nutzen wollt, dann schreibt uns einfach eine Mail an welyou [at] ottomisu.com, wir melden uns umgehend und dann kann es auch schon losgehen.

Ansonsten gibt es nachfolgend auch noch ein PDF mit weiteren Informationen und Infografiken.